Funcionamento Caixa/Carteira

Como funcionam os controles de caixa e carteira.

Em primeiro lugar, é necessário entender como funcionam os dois módulos e qual a diferença entre eles:

• Caixa: é o caixa operacional da empresa, também conhecido como "boca do caixa". É local de onde o operador de caixa realiza seu trabalho, lançando suprimentos, sangrias, recebimentos de venda ou crediário e retirando trocos. Este módulo serve para este controle e não deve ser considerado como o caixa da empresa.

• Carteira: é o caixa da empresa, também conhecido como cofre. É local onde o responsável pelos pagamentos (normalmente o responsável pelo financeiro da empresa) retira valores para realizar pagamentos, depósitos para contas bancárias ou armazena valores de recebimentos que foram feitos diretamente no financeiro da empresa. O sistema trata a carteira como uma conta bancária.

Agora que sabemos qual a diferença entre os dois tipos de caixa, vamos aos tipos de lançamentos. Estes, por sua vez, podem ser divididos em dois tipos: lançamentos à vista e lançamentos à prazo.

• Lançamentos à vista: é todo recebimento que gera movimentação financeira no momento da venda, como por exemplo, recebimentos em dinheiro, PIX e transferências bancárias.

• Lançamentos à prazo: é todo recebimento gera movimentação financeira em uma data posterior à venda, como por exemplo, crediário, cheques e recebimentos em cartão.

A tabela abaixo relaciona cada forma de pagamento com um tipo de lançamento:

Lançamento à vista	Lançamento à prazo
Dinheiro	Crediário
PIX
Transferência bancária, Carteira Digital
Depósito Bancário
Vale Alimentação
Vale Refeição
Vale Presente
Vale Combustível
Boleto
Outros

Algumas formas de pagamentos podem ser consideradas como lançamentos à vista ou à prazo conforme o suas configurações e lançamentos. Elas são explicadas abaixo:

• Cartões (crédito e débito): os cartões são considerados lançamentos à prazo quando possuem taxas cadastradas, caso contrário, são considerados lançamentos à vista.

• Cheques: se forem informados a pessoa e os cheques no momento do lançamento, eles são considerados como lançamentos à prazo, caso contrário, são considerados à vista.

O sistema faz a tratativa conforme o tipo de lançamento do valor recebido. Essa tratativa é feita da seguinte forma:

• Lançamentos à vista: em recebimentos com lançamentos à vista, o sistema gera um registro para o caixa e um para a carteira (ou conta bancária, quando informada).

• Lançamentos à prazo: em recebimentos com lançamentos à prazo, é gerado somente um registro no caixa. O registro na carteira ou conta bancária é gerado no momento da baixa desse lançamentos, por exemplo, liquidação de um contas à receber, conciliação de cartão ou baixa de cheque.

Sendo assim, uma venda que é realizada e recebida em dinheiro, tem seu registro no caixa e na carteira ao mesmo tempo.

Sabendo de tudo isso, existem alguns pontos importantes:

• Falta e sobra de caixa (no fechamento): como todos os lançamentos à vista já estão integrados à carteira ou à uma conta bancária, no momento do fechamento de caixa, o sistema gera uma saída se houver falta ou uma entrada caso tenha sobra.

• Sangria e suprimento: sangria e suprimento não geram registros na carteira, portanto, não podem ser utilizados para recebimentos ou pagamentos. Devem ser usados somente para suprimento (vindo da carteira) ou sangria (retirada para carteira). Para pagamentos ou recebimentos, deve-se utilizar as rotinas de contas à receber/pagar ou até mesmo realizar um lançamento diretamente na carteira.